Das Recht auf Vergessenwerden nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten

Das Recht auf Löschung, auch Recht auf Vergessenwerden genannt, ist eine zentrale Bestimmung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es gibt Personen das Recht, von einer Organisation die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, und verpflichtet Organisationen, solche Anträge innerhalb einer festgelegten Frist zu erfüllen.

Für Unternehmen mit mehreren Tools und Datenbanken kann es schwierig sein, das Recht auf Löschung einzuhalten. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen und mögliche Lösungen.

Herausforderung 1: Alle Vorkommen personenbezogener Daten finden

Eine der ersten Herausforderungen bei der Bearbeitung von Löschanträgen besteht darin, alle Vorkommen der betreffenden Daten in den verschiedenen Tools und Datenbanken des Unternehmens zu finden. Personenbezogene Daten können an vielen Orten gespeichert sein, darunter CRM-Systeme, Marketing-Automation-Plattformen, HR-Datenbanken und mehr. Hinzu kommt, dass Daten systemübergreifend dupliziert sein können, was es noch schwieriger macht, alle Vorkommen zu finden und zu löschen.

Lösung: Eine Dateninventur und ein Data Mapping durchführen

Um alle Vorkommen personenbezogener Daten in den Tools und Datenbanken zu finden, sollten Unternehmen eine Dateninventur und ein Data Mapping durchführen. Dabei werden alle Daten, die das Unternehmen erhebt und speichert, katalogisiert und der Fluss dieser Daten durch die Organisation abgebildet. Mit diesen Informationen kann das Unternehmen anschließend eine Data Map erstellen, die zeigt, wo personenbezogene Daten gespeichert sind und wie sie verwendet werden.

Herausforderung 2: Sicherstellen, dass Daten in allen Systemen gelöscht werden

Sobald ein Unternehmen alle Vorkommen personenbezogener Daten in seinen Tools und Datenbanken gefunden hat, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Daten in allen Systemen gelöscht werden. Das kann besonders schwierig sein, wenn Daten in unterschiedlichen Formaten gespeichert sind oder manche Systeme nicht mit anderen verbunden sind.

Lösung: Einen Löschprozess einführen

Um sicherzustellen, dass Daten in allen Systemen gelöscht werden, sollten Unternehmen einen Löschprozess einführen. Dazu gehört ein standardisiertes Verfahren zum Löschen von Daten: alle Systeme erfassen, in denen die Daten gespeichert sind, einen Zeitplan für das Löschen festlegen und den Fortschritt des Löschprozesses verfolgen. Außerdem sollten Unternehmen prüfen, ob sie den Löschprozess wo immer möglich automatisieren können, um das Fehlerrisiko zu senken.

Herausforderung 3: Das Recht auf Löschung mit anderen rechtlichen Pflichten in Einklang bringen

Schließlich müssen Unternehmen das Recht auf Löschung gegen andere rechtliche Pflichten abwägen, etwa Aufbewahrungspflichten oder Legal Holds (Aufbewahrungsanordnungen). Beispielsweise können Unternehmen gesetzlich verpflichtet sein, bestimmte Arten von Daten für einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren, auch wenn eine Person deren Löschung verlangt.

Lösung: Eine Legal-Hold-Richtlinie entwickeln

Um das Recht auf Löschung mit anderen rechtlichen Pflichten in Einklang zu bringen, sollten Unternehmen eine Legal-Hold-Richtlinie entwickeln. Diese Richtlinie sollte festlegen, unter welchen Umständen Daten aufbewahrt werden müssen und wie dabei vorzugehen ist. Außerdem sollte sie Leitlinien dafür enthalten, wie auf Löschanträge zu reagieren ist, wenn ein Legal Hold besteht.

Fazit

Das Recht auf Löschung einzuhalten kann für Unternehmen mit mehreren Tools und Datenbanken eine Herausforderung sein. Wenn Unternehmen jedoch eine Dateninventur und ein Data Mapping durchführen, einen Löschprozess einführen und eine Legal-Hold-Richtlinie entwickeln, können sie sicherstellen, dass sie Anträge auf Löschung personenbezogener Daten erfüllen und zugleich ihren übrigen rechtlichen Pflichten nachkommen.