Cumple con el derecho al olvido del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

El derecho de supresión, también conocido como derecho al olvido, es una disposición clave del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Reconoce a las personas el derecho a solicitar que una organización elimine sus datos personales, y obliga a las organizaciones a atender esas solicitudes en un plazo determinado.

Para las empresas que utilizan varias herramientas y bases de datos, cumplir con el derecho de supresión puede ser complicado. Estos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan y algunas soluciones posibles.

Reto 1: localizar todos los datos personales

Uno de los primeros retos a los que se enfrentan las empresas al intentar atender las solicitudes de eliminación de datos personales es localizar todos los lugares donde figuran esos datos en sus distintas herramientas y bases de datos. Los datos personales pueden almacenarse en muchos sitios, como sistemas CRM, plataformas de automatización de marketing, bases de datos de recursos humanos y más. Además, los datos pueden estar duplicados entre sistemas, lo que dificulta aún más identificarlos y eliminarlos todos.

Solución: realizar un ejercicio de inventario y mapeo de datos

Para localizar los datos personales repartidos entre sus distintas herramientas y bases de datos, las empresas deberían realizar un ejercicio de inventario y mapeo de datos. Consiste en catalogar todos los datos que la empresa recopila y almacena, y en mapear el flujo de esos datos dentro de la organización. Con esta información, la empresa puede crear un mapa de datos (data map) que muestre dónde se almacenan los datos personales y cómo se utilizan.

Reto 2: garantizar que los datos se eliminen en todos los sistemas

Una vez que una empresa ha localizado todos los datos personales en sus distintas herramientas y bases de datos, el siguiente reto es garantizar que esos datos se eliminen en todos los sistemas. Esto puede resultar especialmente complicado si los datos se almacenan en formatos distintos o si algunos sistemas no están conectados con otros.

Solución: implantar un proceso de eliminación de datos

Para garantizar que los datos se eliminen en todos los sistemas, las empresas deberían implantar un proceso de eliminación de datos. Esto implica crear un proceso estandarizado para eliminar datos, que incluya identificar todos los sistemas donde se almacenan, definir un calendario para eliminarlos y hacer un seguimiento del avance del proceso de eliminación. Además, las empresas deberían valorar automatizar el proceso de eliminación siempre que sea posible, para reducir el riesgo de errores.

Reto 3: equilibrar el derecho de supresión con otras obligaciones legales

Por último, las empresas deben equilibrar el derecho de supresión con otras obligaciones legales, como los plazos de conservación obligatoria o las retenciones legales (legal holds). Por ejemplo, la ley puede exigir a las empresas que conserven ciertos tipos de datos durante un periodo determinado, aunque una persona solicite que se eliminen.

Solución: definir una política de retención legal

Para equilibrar el derecho de supresión con otras obligaciones legales, las empresas deberían definir una política de retención legal. Esta política debe describir las circunstancias en las que es obligatorio conservar los datos y los procesos para hacerlo. Además, debe incluir pautas para responder a las solicitudes de eliminación de datos cuando hay una retención legal en vigor.

Conclusión

Cumplir con el derecho de supresión puede ser complicado para las empresas que utilizan varias herramientas y bases de datos. Sin embargo, si realizan un ejercicio de inventario y mapeo de datos, implantan un proceso de eliminación de datos y definen una política de retención legal, las empresas pueden atender las solicitudes de eliminación de datos personales y cumplir al mismo tiempo sus demás obligaciones legales.